Arhiivi üldnimistu

Arhiivi korraldustöös on üldnimistu koostamisel määrav tähtsus. Üldnimistu peab vastama nendele nõuetele, milliseks otstarbeks tahab asutus oma arhiivi kasutada. Üldreegli järele tuli arhiivi põhikonstruktsioon jätta puutumata. Eriti puudutab see B! K! arhiivi, milles rida iseäraldusi, näit. on sissetulnud kirjad erikaustade asemel kantud protokollide juurde. Et korp! Vironia taotleb arhiivi kasutamise juures puht praktilisi sihte ja tahab teisest küljest saada kasutuskõlblikku materjali ka tulevaseks ajaloo kirjutamiseks, siis tuli üldnimistu koostamisel leida nende mõlemate suundade vahel kompromiss. Üldnimistu koostamine sündis sisulisel alusel järgmiselt:

1. Väärtdokumendid.

2. Konvendi arhiiv.

3. Kirjavahetus.

4. Korporatsiooni majandus.

5. Kohtukomisjoni (K! K!) arhiiv.

6. Vaimline tegevus.

7. Kehaline kasvatus ja sport.

8. Nimekirjad ja kutsed.

9. Külaliste- ja aadressraamatud.

10. Albmumid, fotod j. n. e.

11. Memua[a]rid.

12. Varia.

Iga selline rooma numbriga üldliik jaguneb alaüksusteks - A, B, C, D ... Nii on väärtdokumentide all - A. Põhikirjad ja kodukorrad, B. Konventsioonid ja auaadressid. Igasse alaüksusesse kantakse dokumendid juba numbrite järjekorras. Näit. sisaldab: I,B. (s. o. konventsioonid ja auaadressid) 1. Vahekorra leping korp! Vironia ja korp! Frat. Estica vahel 1908. 2. Korp! Vironia ja Tartu Ch! C! vaheline konventsioon 1923. Samasugune liigitus ja otstarbekohane jaotus on viidud läbi igas üldliigis. Siinjuures tuleb märkida, et kõikidest liikidest leidub rida dokumente K! arhiivis. Iseloomustava näitena toon siinjuures veel - IV. Korporatsiooni majandus: A. Pearaamatud. B. Kassaraamatud ja dokumendid. C. Ökonoomia raamatud ja dokumendid. D. Major domuse raamatud ja dokumendid. E. Aruanded. F. Varia.

Ürikute märkimine ja leidmine toimub seega numbrite süsteemis, näit. IV C.5 - s. o. IV Korporatsiooni majandus, C. Ökonoomia dokumendid, 5. Ökonoomia jooksev kassa 1903-08.

Üldnimistule, mis on arhiivi võtmeks, on muretsetud väärne raamat, kuhu reb! N. Virro poolt oskuslikult ja kaunilt on sissekantud kõik vajalikud andmed. Ürikud arhiivis kannavad rohelisi plakateid, milledele märgitud pealiigi alaüksus ja dokumendi number.

Täiesti iseseisvaks ja hulga raskemaks kujunes korp! Vironia arhiivi süstematiseerimise kõrval